領収書の電子保管

月刊ココペリメールマガジン2014/11月号

こんにちは、株式会社ココペリインキュベートの近藤です。

ココペリメールマガジンから第11回目の記事をお届けいたします。

第2回の記事で書かせていただきましたが、紙の領収書や契約書の原本の保管期間は法人の場合、税法上は7年（欠損金がある場合は9年）でした。

ですが、先日の日本経済新聞によりますと、早ければ2015年には領収書の電子保管が容認され、データにした紙の領収書や契約書は破棄できるようになるようです。

実はこれまでも、税務署に届け出をすれば下記リンク先のように、3万円未満の領収書に限り電子保管が可能でした。

http://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/01.pdf

しかし、今回の規制緩和ではついに全ての領収書の電子保管が認められるようです。

もし領収書の電子保管が本当に認められれば、膨大な量の領収書が発生する大企業では倉庫代や運搬料など保管コストが大幅に削減できるはずです。

また、そこまでの領収書の量がない企業であったとしても領収書をOCR機能の付いたスキャナでPDFにしておけば経理資料の検索性が大幅に上がることが考えられます。

例えば、1枚の請求書を後から見たくなった時に、段ボールをひっくり返して探すのと、PCで検索すれば出てくるのとでは大きな違いがありそうです。

紙の保管場所の問題より、書類の検索性が上がるメリットの方が恩恵は大きい感じがしますね。

ただ、今回の改正が現実になったとしても、法の遡及がされない限り法成立前の領収書は相変わらず7年または9年の保管が必要です。

また、電子保管といっても、一定の要件を満たすスキャナで画像を取り込むことが必要になります。

残念ながらスマホやデジカメで領収書の写真を撮ってもそれでは駄目なようですね。

若干の残念な部分も残りますが、それでも領収書や契約書をデータで保管ができるようになるならば、そのメリットは大きいです。

まだ大まかな方針が決定しただけのようですが、この改正は確実に実現してほしいですね。

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